Tips & Tricks

Cash Flow Management

Cash flow management start met een Visie
Cash flow management start met een duidelijke Visie. Deze Visie wordt geformuleerd door het hoogste management orgaan en bij voorkeur door de financieel directeur (of een vergelijkbare functionaris). In de Cash Flow Visie wordt kort en bondig vastgelegd wat het doel van cash flow management is en wie er verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en aansturing. Daarna kan door de verantwoordelijke controller of manager een projectgroep worden samengesteld die het cash flow management project gaan uitrollen om de gestelde doelen te halen.
Cash flow management: geen feestje van Finance
Cash flow management is geen feestje van de afdeling Finance. De business, dus verkoop, inkoop, magazijn, HRM en andere afdelingen, zijn onmisbaar bij het optimaliseren van de cash flow. De business beschikt immers over de power om de cash flow echt te managen. Zo kan Verkoop aan de knoppen draaien om de omzet te verhogen, kan Inkoop de inkopen en investeringen sturen en kan HRM besluiten minder mensen aan te nemen of alleen tijdelijke contracten aan te bieden. Goed samenspel van Finance en de business is de sleutel tot optimaal cash flow management.
Cash flow management: opzet en monitoring
Voordat wordt gestart met het actief managen en sturen van de cash flow, is het belangrijk dat de procedures worden vastgelegd en gecommuniceerd zodat voor iedereen duidelijk is wat van hem of haar wordt verwacht en wie welke verantwoordelijkheid draagt. Houd deze beschrijving kort en krachtig, want niemand zit op lange lappen nietszeggende tekst te wachten. Volg bij het beschrijven van de procedures het Wie, Wat, Waarom en Wanneer stramien, zo wordt de procedure duidelijk vastgelegd. Gebruik ook schema's en animaties zodat in 1 oogopslag duidelijk is wat de bedoeling is. Na het vastleggen en implementeren van de procedures is het belangrijk dat de naleving wordt gemonitord. De ervaring leert dat werknemers geneigd zijn terug te vallen in oude routines, waardoor het optimaliseren van de cash flow uit het oog wordt verloren.
Cash flow management: bewustzijn is essentieel
Is cash flow management een van de speerpunten van het bedrijf? Dan is het kweken van bewustzijn essentieel. Cash flow management vraagt om een andere Mindset, waarbij vooral op de onderliggende geldstromen wordt gefocust en niet meer alleen in termen van winst of verlies wordt gedacht. Met behulp van presentaties aan het management en trainingen voor de cash flow managers wordt duidelijk gemaakt wat het doel van het cash flow project is en welke acties leiden tot dit doel. Zonder bewustzijn bij het management is een cash flow project gedoemd te mislukken.
Belonen op basis van cash flow ratio's
Bestuurders en managers worden vaak beloont op basis van het resultaat van hun bedrijfsonderdeel of onderneming. Hierdoor wordt het belang van een positieve en stabiele cash flow vaak uit het oog verloren. Door bestuurders te belonen op basis van periodieke cash flow ratio's, blijven zij bewust van het belang van goed cash flow management. Naast de ontwikkeling van de totale cash flow per jaar, maand en week, kan ook worden ingezoomd op de operationele cash flow, of die uit investeringen en financiering. Daarnaast is het verstandig, voor een compleet beeld, om te kijken naar afgeleide ratio's zoals de ontwikkeling van het werkkapitaal, de vaste activa of de financieringslasten. De ratio's waarop wordt gestuurd moeten in lijn liggen met de strategie en cash flow missie van de onderneming.
Cash flow management vraagt tijd
Goed cash flow management wordt gecontroleerd en stap-voor-stap ingevoerd op basis van een strategisch cash flow plan. Een zorgvuldig en goed getimed implementatieproces zorgt voor een breed gedragen en effectief cash flow project. Laat eerst de missie ten aanzien van cash flow management landen in de organisatie en start daarna met het implementeren van de basisprocedures (zoals forecasting en monitoring). Als de basis staat, kan worden gestart met cash flow analyses en management op businessniveau (verkoop, inkoop, investeringen enz.). Dit alles moet uiteindelijk moet leiden tot zelfsturende teams die met een cash flow Mindset gaan ondernemen. Zorg eerst dat de basis goed staat en er duidelijke doelen zijn gesteld, om te voorkomen dat er een bureaucratische papieren tijger wordt vrijgelaten binnen het bedrijf.
Aandacht voor de cash flow leidt tot beter management
Cash flow management leidt niet alleen tot het betere beheersing van de kasstromen maar ook tot beter algemeen management. Als een manager zich bewust is van de onderliggende kasstromen en ziet welke impact beslissingen en acties op deze kasstromen hebben, dan is hij of zij in staat het management te optimaliseren. Dit leidt tot beter management. Daarnaast is de manager die zich bewust is van de cash impact in staat de kasstromen beter te managen omdat hij precies weet aan welke knoppen er gedraaid moeten worden om de instroom te verhogen of uitstroom te verlagen. Een hogere cash flow leidt tot een betere liquiditeitspositie en een hogere bedrijfswaarde.
Betrek financiers bij cash flow management
Om een stabiele relatie met financiers (banken, aandeelhouders en overige financiers) op te bouwen is onderling vertrouwen essentieel. Zeker als sprake is van snelle groei, bedrijven in zwaar weer of als er nieuwe of extra financiering moet worden aangetrokken. Dan moet het mogelijk zijn om snel te schakelen. Betrek daarom financiers bij jouw cash flow plan. Bijvoorbeeld door periodiek een forecast en scenario-analyses met ze te delen. Zij krijgen daarmee inzicht in de toekomstige cash flow en hoe het cash flow management is ingericht. Dit leidt tot wederzijds vertrouwen en dat is belangrijk omdat financiers onvoorspelbaar kunnen reageren als zij het vertrouwen in het bedrijf verliezen. Voorkom daarom onnodige schikreacties bij financiers met periodieke forecasts, die zijn onderbouwd met een goed businessplan.
Cash flow rapportages zijn: Inzichtelijk, flexibel en snel
Cash flow rapportages moeten inzichtelijk zijn. In 1 oogopslag moeten de belangrijkste ontwikkelingen en KPI's zichtbaar zijn. Zodat het management direct kan inzoomen op pieken, dalen en opmerkelijke trends. Daarnaast moeten de rapportages flexibel en snel zijn. Zodat deze direct worden aangepast aan de wijzigende omstandigheden in en rondom het bedrijf. Het interpreteren van rapportages mag niet veel tijd kosten, want die tijd heeft u hard nodig voor de acties die volgen uit goed cash flow management.
Continue cash flow monitoring is gewenst
Cash flow rapportages geven de gerealiseerde cash flow weer ten opzichte van de forecast. Deze rapportages worden bij voorkeur per maand of kwartaal opgesteld. Zodra de realisatie afwijkt van de forecast dient de afwijking geanalyseerd te worden om de oorzaak te achterhalen. De nieuwe werkelijkheid wordt daarna verwerkt in de nieuwe forecast om te beoordelen welke knelpunten dit in de toekomst oplevert. Daarna kan direct actie worden ondernomen om liquiditeitstekort of financieringspieken op te vangen.
Cash flow forecast: 3 + 9 maanden (maximaal 5 jaar)
Cash flow rapportages bestaan bij voorkeur uit 12 maanden en vallen uiteen in een gedetailleerde forecast voor de komende 3 maanden, die wordt gevolgd door een globale forecast voor de 9 maanden daarna. De 3maands forecast bevat veel details, waarvan de realisatie in de komende 3 maanden 1-op-1 wordt gemonitord. Na 3 maanden (of indien noodzakelijk eerder) worden de grootste afwijkingen geanalyseerd en zonodig in de nieuwe 12maands forecast verwerkt. Zo wordt de cash flow forecast iedere 3 maanden doorgerold zodat deze actueel blijft en direct kan worden gestuurd. Deze 12maands forecast kan worden aangevuld met een forecast op hoofdlijnen voor (maximaal) de komende 5 jaar.
Inzicht in de cash flow drivers
Cash flow drivers zijn de stromen achter de totale cash flow. De 8 drivers zijn: bruto marge, personeelskosten, bedrijfskosten, rente, werkkapitaal, belastingen, investeringen en financiering. Met inzicht in de ontwikkeling van deze 8 drivers kan aan de juiste knoppen worden gedraaid om de cash flow te optimaliseren. Blijft bijvoorbeeld de bruto marge achter, dan is actie van de afdeling Sales vereist. Maar stijgen de personeelskosten te veel, dan moet er misschien met HRM worden gesproken. En zo kan aan de hand van de cash drivers precies worden bepaald waar en door wie actie moet worden ondernomen.
Corporate kredietfaciliteiten en cash flow management
Grote ondernemingen organiseren financiering vaak op holdingniveau. En daardoor werken de werkmaatschappijen vaak binnen 1 gezamenlijke kredietfaciliteit, met maar 1 limiet voor het hele concern. Daardoor ontbreekt er een kredietlimiet per bedrijf en ervaren de werkmaatschappijen onterecht een onbeperkte beschikbaarheid van liquiditeiten. Het grote risico is dat de werkmaatschappijen daardoor geen druk voelen om de cash flow strak te managen, waardoor de cash flow onvoldoende wordt beheerst. In deze situatie moet er op holdingniveau dus een corporate cash flow strategie worden bepaald. Er moeten richtlijnen en normen worden opgesteld voor het cash flow management op het niveau van de werkmaatschappij. En er moet een corporate rapportage (en forecast) worden ontwikkeld waarmee de ontwikkeling van de cash flow per week of maand kan worden gevolgd. Ook het instellen van interne kredietlimieten kan worden overwogen om te voorkomen dat er onverwacht liquiditeitskrapte ontstaat.
Cash flow optimalisatie goed voor balansratio's
Cash flow optimalisatie en de werkkapitaal optimalisatie die daarmee samenhangt, zorgen voor betere balansratio's. Door het verlagen van de voorraad en het debiteurensaldo en het optimaal benutten van crediteurenkrediet stijgt het netto werkkapitaal. Als daarbij ook een hogere cash flow wordt gerealiseerd, dan verbeteren de balansratio's aanzienlijk en daarmee kunnen betere financieringscondities worden afgedwongen bij financiers.
Werkkapitaal: voorspeller van de cash flow
Het werkkapitaal van een bedrijf bestaat uit de voorraad, de debiteuren en de crediteuren. Waarbij ook de overige kortlopende vorderingen en schulden meegenomen kunnen worden. Het werkkapitaal heeft een voorspellende waarde voor de cash flow in de komende 12 maanden. Omdat de debiteuren en vordering binnenkomen op korte termijn, het merendeel van de voorraad wordt verkocht en de crediteuren en schulden moeten worden betaald. Als het werkkapitaal negatief is, dus de schulden hoger dan de vorderingen en voorraad, dan is een negatieve kasstroom vanuit het werkkapitaal, in de komende 12 maanden, waarschijnlijk.
Goed werkkapitaal beheer? Stuur op deze KPI's!
Uit onderzoek (F. Plettenberg) blijkt dat voor goed werkkapitaal beheer wordt gestuurd op deze KPI's:
  1. Beschikbare cash
  2. DSO (days sales outstanding | betaaltermijn debiteuren)
  3. Ouderdomsanalyse debiteuren
  4. Netto werkkapitaal (saldo)
Stuur daarnaast op deze KPI's per maand, kwartaal en jaar:
  1. DSO (days sales outstanding)
  2. Ouderdomsanalyse debiteuren
  3. Netto werkkapitaal (saldo)
  4. Operationele cash flow
  5. DIO (days inventory outstanding | omloopsnelheid)
  6. Beschikbare cash
  7. Totale waarde van de voorraad
  8. DPO (days payable outstanding | betaaltermijn crediteuren)
Cash flow management rapportages onmisbaar
Rapportages zijn onmisbaar voor het beheersen en monitoren van de cash flow. De belangrijkste onderdelen van de rapportage zijn de forecast en scenario-analyses. Uit de forecast blijkt de cash flow voor tenminste de komende 12 maanden op detailniveau en in verschillende scenario's. Indien gewenst wordt de 12maands forecast aangevuld met een cash flow forecast op hoofdlijnen tot 5 jaar. Misschien is 5 jaar al iets te lang voor een serieuze forecast, maar de algemene consensus is dat zeker na 5 jaar geen betrouwbare inschatting van de kasstromen kan worden gemaakt. Op basis van de ontwikkelingen en knelpunten in de forecast kunnen actielijsten worden opgesteld om de kasstroom bij te sturen. De rapportages dienen per maand (of week) verspreid en besproken te worden zodat de werkelijke cash flow kan worden afgezet tegen de forecast. Vervolgens worden de afwijkingen geanalyseerd, de forecast ge-update en indien nodig: nieuwe of aangepaste acties geformuleerd. Acties worden vastgelegd in een actielijst met harde deadlines, waarbij duidelijk wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de actie.
Cash flow forecasting is geen exacte wetenschap
Door middel van cash flow forecasts, voorspellen bedrijven de toekomstige kasstromen. Maar pas op! Het voorspellen van de kasstromen is geen exacte wetenschap en dat moet het ook niet worden. Één ding is zeker, de forecast zal nooit uitkomen. Kies dus een praktische aanpak bij het voorspellen van de cash flow en houd daarmee meer tijd over voor het werkelijk managen van de cash flow. Het is belangrijk dat de forecast een globaal beeld geeft van de toekomstige cash flow en dat duidelijk is wanneer pieken en dalen worden verwacht. Zodat gericht actie kan worden ondernomen om liquiditeitstekort of financieringspieken op te vangen. Natuurlijk kan de forecast wel worden verbeterd aan de hand van de bevindingen die uit de monitoring (realisatie vs forecast) komen. Neem die bevindingen mee bij het opstellen van de volgende forecast.
Cash flow management is geen rocket science
Houd het simpel, is een van de belangrijkste tips voor goed cash flow management. Ingewikkelde software of grote Excelsheets zien er misschien leuk uit, maar zijn absoluut niet nodig voor het goed beheersen van de kasstromen. Start met een overzichtelijke en accurate cash flow forecast. Formuleer acties waarmee pieken en dalen in de forecast moeten worden opgevangen en monitor vervolgens de realisatie door het vergelijken van de cash flow forecast met de werkelijke kasstromen. Doe dit maand-op-maand en je bent al een heel eind op weg met cash flow management. De verdieping en uitrol in de organisatie kan later worden opgepakt.
Begroting en budgetten zijn geen forecasts
Veel bedrijven gaan bij het opstellen van een cash flow forecast uit van de begroting of de afdelingsbudgetten. Hierbij wordt voorbij gegaan aan het feit dat de begroting vaak ambitieus is opgesteld zodat de realisatie ervan uitdagend is. Voor een realistische forecast moet eerst door een conservatievere bril naar de begroting worden gekeken zodat met de forecast niet een te optimistisch toekomstbeeld van de kasstromen wordt geschetst. Hiermee wordt voorkomen dat het bedrijf met tegenvallende kasstromen of zelfs liquiditeitstekorten wordt geconfronteerd.
Liquiditeitstekort of krapte in zicht? Onderneem nu Actie!
Blijkt uit de cash flow forecast dat een liquiditeitstekort of financieringskrapte dreigt? Werk dan direct een aantal opties uit om dit te voorkomen. Onderneem daarna snel actie zodat er voldoende tijd is om de cash flow bij te sturen of extra financiering aan te trekken. De praktijk leert dat bedrijven vaak te lang wachten en te laat ingrijpen, wat leidt tot betalingsproblemen of tot maatregelen die onnodig veel schade toebrengen aan het bedrijf. Ga er niet vanuit dat een tekort zichzelf oplost, steek niet je kop in het zand, want dat kan leiden tot desastreuze gevolgen.
Houd rekening met het unieke cash flow DNA
Pas op voor standaard cash flow forecasts. Deze houden onvoldoende rekening met de unieke DNA van de cash flow van jouw bedrijf. De gehanteerde betaaltermijnen, het seizoenspatroon, het btw-percentage, het loonheffingpercentage, de betaaldagen van vakantiegeld en afdrachten, zijn slechts een paar voorbeelden van de variabelen die de omvang en timing van de cash flow bepalen. Breng alle unieke eigenschappen in kaart en houdt hier rekening mee bij het opstellen van de forecast. Voorkom zo dat er cash flows worden gemist of verkeerd worden getimed in de forecast. Niet zelden worden bedrijven verrast door cash flow pieken omdat bijvoorbeeld vooraf was ingeschat dat de kasstroom gelijkmatig over het jaar is verdeeld.
Werkkapitaal beheer: best belangrijk
Werkkapitaal bestaat uit de voorraad, debiteuren en de crediteuren. Het werkkapitaal legt beslag op de cash binnen de onderneming en bestaat in wezen uit toekomstige cash flows. De voorraad wordt verkocht en de debiteuren worden geint. Dit leidt tot inkomende kasstromen. Daar tegenover staan de betalingen aan crediteuren die leiden tot uitgaande kasstromen. In een gezond businessmodel loopt het werkkapitaal op de balans af binnen 1 jaar. Waarbij natuurlijk ook weer nieuw werkkapitaal wordt gevormd. In het kader van cash flow management is het belangrijk dat het bedrijf het voorraadniveau en de debiteuren verlaagt en daar tegenover het crediteurensaldo (binnen de grenzen) laat oplopen. De hoge omloopsnelheid van het werkkapitaal maakt beheer ervan een belangrijk onderdeel van cash flow management. Voor goed werkkapitaal beheer is een maandelijkse werkkapitaal rapportage essentieel. Met deze rapportage wordt de ontwikkeling van het werkkapitaal gemonitord en worden de saldi afgezet tegen een vooraf vastgestelde norm. Stap-voor-stap wordt het netto werkkapitaal verlaagd en dat leidt tot een hogere cash flow.
Mis geen cash flows!
Cash flow forecasts kunnen worden opgesteld met behulp van spreadsheets of software. Maar hoe je het ook doet, zorg ervoor dat er geen cash flows worden gemist! Met behulp van volledigheidschecks wordt de volledigheid van de forecast gecheckt. Als de forecast alleen is gebaseerd op de winst-en-verliesrekening dan moet de totale cash flow gelijk zijn aan het resultaat minus alle non-cash-items. Bij non-cash-items denk je aan afschrijvingen, mutaties van voorzieningen en waardeveranderingen van activa of deelnemingen. Als in de forecast ook de balansmutaties worden meegenomen, dan moet de cash flow gelijk zijn aan de mutatie van het saldo van de liquide middelen minus de rekening-courant-schuld bij kredietinstellingen. Check de volledigheid altijd nadat de forecast is opgesteld. Zo wordt je niet verrast door gemiste cash flows, waar geen rekening mee is gehouden bij het opstellen van de forecast. Bedenk wel dat als alleen wordt uitgegaan van de winst-en-verliesrekening, de investeringen en aflossingen sowieso worden gemist. En dat zijn vaak de grote mutaties gedurende het jaar. Vergeet overigens ook de belasting flows niet! Dat zijn verraderlijke stromen die niet direct uit de winst-en-verliesrekening blijken.
Cash flow management is vooruitziet
Het opstellen van een cash flow forecast is niet de grootste uitdaging als het om cash flow management gaat. De grootste uitdaging ligt in het vooruit kijken en denken in scenario's zodat voor gebeurtenissen in de toekomst een actieplan kan worden opgesteld. Wat kan je doen als de omzet ineens met 10% daalt? Wat moet er gebeuren als over 9 maanden de kredietruimte bij de bank wat krap lijkt? Wat betekent een cao-verhoging van 3% voor het bedrijf? Is het bedrijf instaat onverwachte investeringen te financieringen? Dat zijn allemaal voorbeelden van vragen waar een bedrijf vooraf over na kan denken. Voor bedrijven die hard groeien of zich in zwaar weer bevinden is het zelfs noodzaak om in scenario's te denken. Werk dus naast je reguliere forecast altijd 2 alternatieve forecasts uit zodat duidelijk is wat tegenvallende omstandigheden, maar ook meevallers, voor de cash flow en liquiditeitspositie van het bedrijf betekenen.
Follow the cash flow
Cash flow management start met het analyseren van de huidige cash flows. Door in te zoomen op de omvang, timing en samenstelling van de cash flow ontstaat een beeld van wat beter kan. Door het volgen van de cash flow kan nauwkeurig in beeld worden gebracht wat de samenstelling en kritieke punten in de cash cycle zijn. Van de inkoop van arbeid, diensten en producten naar de verkoop van diensten en producten en de daaraan parallel-lopende geldstromen. Welke betaaltermijn wordt er gerealiseerd bij het betalen van leveranciers? En binnen welke termijn betalen de debiteuren? Met de antwoorden op deze vragen, wordt duidelijk wat er beter kan. Deze en andere informatie kan worden verzameld door middel van data-mining, waarbij gedurende een bepaalde periode data wordt gelogd en geanalyseerd. De uitkomsten van deze analyses kunnen tegenover de norm worden gezet. Op de afwijkingen kan vervolgens actie worden ondernomen. Waarna data-mining opnieuw kan worden ingezet om de effecten van de acties te monitoren.
Misleidende cash flows, zijn gevaarlijk
De cash flows van vandaag geven geen garantie voor de toekomst. Het gebeurt vaak dat de actuele cash flow een misleidend beeld geeft van de werkelijkheid. Stopt een bedrijf bijvoorbeeld met inkopen en wordt de liggende voorraad verkocht dan zal de netto kasstroom enorm toenemen, maar als na deze piek geen business meer kan worden gedaan omdat er geen voorraad meer is, dan was de pret van korte duur. Het afbouwen van capaciteit door minder te investeren of te desinvesteren, minder in te kopen of personeel te ontslaan, zorgt niet alleen voor een lager kostenniveau. Want ook de verdiencapaciteit op de lange termijn wordt hierdoor uitgehold. Deze maatregelen leiden dus op korte termijn tot een hogere netto kasstroom maar op de lange termijn zal de kasstroom dalen. Van een goede cash flow manager wordt daarom verwacht dat bij het managen van de cash flows een evenwicht wordt gevonden tussen de korte en lange termijn.

Debiteurenbeheer

Factureer goed
Zorg dat alle gegevens van de klanten juist in het systeem staan en dat de prijzen en overeengekomen kortingspercentages en betaaltermijnen kloppen. Geef klanten geen excuus om later of helemaal niet te betalen i.v.m. een foutieve of onduidelijke factuur.
Factureer snel
Zorg dat de klant de factuur direct ontvangt nadat de producten of diensten zijn geleverd. Factureer dus op dagbasis. Om direct te kunnen factureren moet de onderliggende administratie up-to-date en juist zijn, zodat direct en snel de juiste factuur kan worden verstuurd. Bij grote projecten of doorlopende dienstverlening is het vaak niet mogelijk om dagelijks te factureren omdat dit bijvoorbeeld niet gebruikelijk is of omdat de (uren)administratie niet dagelijks wordt bijgewerkt. Probeer dan minimaal 1 keer per week te factureren.
Aanmaningen zijn goed, maar bellen is beter
Veel bedrijven sturen een aanmaning als facturen niet op tijd worden betaald. Echter, als het om grote bedragen gaat is het effectiever om debiteuren met een vervallen saldo te bellen. Persoonlijk contact maakt namelijk meer indruk dan onpersoonelijke aanmaningen, die bij bedrijven met betalingsproblemen vaak onderop de stapel met andere aanmaningen belanden. Bellen is ook beter omdat er dan concrete afspraken met de debiteur kunnen worden gemaakt, waarvan de opvolging strak gemonitord kan worden. Een combinatie van aanmaningen en bellen werkt overigens ook heel goed.
Los klachten direct op
Klanten grijpen klachten vaak aan om openstaande facturen niet te betalen. Door klachten direct of snel op te lossen wordt voorkomen dat facturen onnodig lang onbetaald blijven. Om klachten snel te kunnen oplossen is het belangrijk dat klachten tijdig worden gesignaleerd. Het nabellen van de openstaande factuur is de snelste manier om klachten in beeld te krijgen. Zodra klachten door debiteurenbeheer worden gesignaleerd moeten deze direct bij de verantwoordelijke business-manager worden neergelegd. Spreek intern een termijn af waarop klachten moeten worden opgelost en monitor of deze termijn wordt nageleefd. De meeste klachten kunnen namelijk binnen enkele dagen zijn opgelost. Als daar niet op wordt ingezet ontstaat vaak een stuwmeer aan onopgeloste klachten, wat de klachtenopvolging steeds stroperiger maakt. Als klachten niet worden opgelost, leidt dit tot het onnodig afboeken van openstaande posten.
Overweeg proforma facturen te sturen
Bedrijven die grote facturen of termijnfacturen ontvangen hebben vaak vragen over de juistheid van de facturen. Om te voorkomen dat facturen in de autorisatiecyclus bij de klant blijven hangen, kan worden gekozen voor het vooraf versturen van proforma facturen. Deze “ proef ” facturen worden bijvoorbeeld een week voor de daadwerkelijke facturatie verstuurd naar de functionaris die deze moet goedkeuren. Naar aanleiding van deze proforma factuur kan de gewenste toelichting worden gegeven en kunnen gewenste wijzigingen nog worden doorgevoerd. Hierna kan de “ echte ” factuur snel worden verwerkt door de klant en dat leidt tot snellere betaling omdat facturen niet meer in de autorisatiecyclus blijven hangen.
Automatiseer debiteurenbeheer
Er zijn verschillende softwareleveranciers die software aanbieden om het debiteurenbeheer te automatiseren. Deze pakketten genereren dagelijks aanmaningen op basis van workflows die bedrijfsspecifiek kunnen worden ingesteld. Deze aanmaningen kunnen op papier, per mail of zelfs middels een sms-dienst of belcomputer worden verstuurd. Zo is debiteurenbeheer geen tijd meer kwijt aan het opstellen en versturen van aanmaningen en is er meer tijd voor het opvolgen van klachten of het nabellen van debiteuren. Een geautomatiseerd debiteurenbeheer proces zorgt voor effectiever debiteurenbeheer met minder mensen.
Breng focus aan in debiteurenbeheer
Maak duidelijke keuzes ten aanzien van debiteurenbeheer. Voor de meeste debiteuren is het tijdig versturen van een juiste factuur voldoende om op tijd te betalen. Een ander deel betaalt keurig na ontvangst van een eerste aanmaning. Met juiste facturen en snelle aanmaningen worden de meeste facturen dus tijdig geïnd. Daarna is het belangrijk om focus aan te brengen in het vervolgtraject, waarbij moet worden ingezet op het efficië nt innen van een zo hoog mogelijk bedrag. Dit kan door het monitoren van het betaalgedrag van debiteuren en direct actie te ondernemen op een vervallen factuur van een debiteur die in het verleden altijd op tijd betaalde. Voor debiteuren die consequent te laat betalen is verscherpt debiteurenbeheer nodig. Het is echter wel belangrijk om te focussen op de grootste openstaande bedragen. Het heeft niet veel zin om uren te besteden aan 1 openstaande factuur van € 500, als in dezelfde tijd 5 facturen van € 8.000 kunnen worden geïnd. Een duidelijke Workflow zorgt voor focus en tijdige overdracht van vorderingen aan het incassobureau als deze niet via de normale weg inbaar zijn.
Debiteurenbeheer hoort bij Sales
Het innen van openstaande facturen is een belangrijk onderdeel van het salesproces, ondanks dat debiteurenbeheer vaak is ondergebracht bij een aparte afdeling. Daarom mag van sales-medewerkers een proactieve houding worden verwacht bij het innen van debiteuren. De mate van betrokkenheid is overigens wel afhankelijk van de branche waarin het bedrijf opereert. Bij het onderhouden van een goede klantrelatie hoort ook het stimuleren van het betaalgedrag. Laat daarom sales-medewerkers hun contacten inzetten bij het nabellen van openstaande facturen. Zij zijn immers de leveringsvoorwaarden overeengekomen bij het sluiten van de deals. Sales-medewerkers moeten worden gestimuleerd om actief debiteuren te innen door bijvoorbeeld hun beloning afhankelijk te maken van het percentage oninbare debiteuren of de gemiddelde betaaltermijn van de klantportefeuille.
Maak duidelijke afspraken over de betaaltermijn
Voordat een langdurige klantrelatie wordt aangegaan is het belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de betaaltermijn. Hiermee worden discussies achteraf voorkomen, die de klantrelatie en business kunnen schaden. Denk hierbij ook aan afspraken en beloningen die de klant stimuleren om jouw facturen sneller te betalen.
Monitor de onderhanden werk positie
Voor bedrijven die uren verkopen is het belangrijk de onderhanden werk positie continue te monitoren. Vervuiling van de onderhanden werk positie leidt namelijk tot vervuiling en foutieve facturen waarover discussies ontstaan met de klant. Door periodiek alle uren te facturen en niet declarabele uren op te schonen worden deze discussies voorkomen. Vaak leiden discussies over oude en te laat gefactureerde uren tot afboekingen en dat is onnodig.
Kies voor factoring
Bedrijven die geen tijd of zin hebben om debiteuren te beheren en te innen, kiezen voor factoring. Bij factoring wordt een vordering, direct na facturatie, verkocht aan een partij die gespecialiseerd is in het innen van debiteuren. Voordeel is dat het debiteurenbeheer volledig is uitbesteed en de facturen direct worden betaald door de factormaatschappij. Nadeel van factoring is de premie die aan de factormaatschappij moet worden betaald. De premie bestaat uit een percentages van het factuurbedrag en ligt meestal tussen de 3 en 6%.
Termijnfacturatie, een kwestie van goed plannen
Bedrijven die projecten uitvoeren voor hun opdrachtgevers (zoals bouwbedrijven en consultants) hebben te maken met termijnfacturatie. Bij termijnfacturatie wordt na iedere projectfase een deel van de totale aanneemsom gefactureerd. In het kader van cash flow management is het verstandig om vooraf goed na te denken over de opbouw en timing van de termijnfacturen. Tegenover de termijnfacturen aan de klant staan de projectkosten die het bedrijf zelf moet voorschieten om de opdracht uit te voeren. Deze kosten bestaan uit arbeid, materieel en bijkomende kosten. Voorkom dat je als bedrijf grote delen van het project moet voorfinancieren, doordat de termijnfacturatie niet aansluit op de projectuitgaven. Door te spelen met het facturatieschema kan de cash flow beter worden gepland. Door in het begin van het project hogere termijnen te facturen wordt de inkomende cash flow in de eerste projectfasen verhoogd. Klanten hebben over het algemeen geen probleem met het betalen van iets hogere termijnen. Daarnaast kan worden gedacht aan het opknippen van het project in meer fasen waardoor sneller kan worden gefactureerd gedurende het project. Welke keuze ook wordt gemaakt, voorkom in ieder geval dat voorfinanciering tot het minimum wordt beperkt. Zorg er ook voor dat bij de oplevering van een projectfase, er overeenstemming wordt bereikt over het betalen van de komende termijnfactuur. Hiermee wordt voorkomen dat termijnfacturen niet worden betaald omdat de klant niet akkoord gaat met de opgeleverde projectfase.
Monitor debiteurengedrag met Big data
Zorg ervoor dat het gedrag van de debiteuren op dagbasis wordt gemonitord en dat er signaallijsten beschikbaar zijn met afwijkingen. Hiermee kan bijvoorbeeld vroegtijdig worden gesignaleerd dat een klant die altijd op tijd betaalde, nu ineens te laat betaalt. Afwijkend debiteurengedrag is vaak een indicatie voor een issue. De debiteur kan bijvoorbeeld een factuur hebben afgekeurd of kampen met liquiditeitstekorten. Als dat zo is, dan is het belangrijk dat er direct actie wordt ondernomen om de debiteur zo snel mogelijk te laten betalen. Bovendien wordt met het continue monitoren van het debiteurengedrag voorkomen dat openstaande saldi onnodig hoog oplopen, bij debiteuren die uiteindelijk helemaal niet kunnen betalen als gevolg van een faillissement. Tot slot kan met big data in kaart worden gebracht welke debiteuren structureel te laat betalen. Door het gericht benaderen van deze debiteuren kan hun betaalgedrag worden verbeterd.

Voorraad beheer

Kijk kritisch naar de minimumvoorraad
Handelsbedrijven werken vaak met een minimumvoorraad per artikel(groep). De minimumvoorraad is een zo laag mogelijk voorraadniveau waarbij de leveringsbetrouwbaarheid toch is gegarandeerd. Als jouw bedrijf nog niet met minimumvoorraad werkt, start daar dan direct mee! Bedrijven die wel al met een minimumvoorraad werken moeten nog eens kritisch naar de vastgestelde niveaus kijken. Misschien sluiten de niveaus die in het verleden zijn vastgesteld niet meer aan op de business van vandaag. En misschien kan met een iets lagere leveringsbetrouwbaarheid de voorraad flink worden verlaagd zonder daarmee het klantvertrouwen te schaden. Het beoordelen van de minimum voorraadniveaus start met een analyse van de omloopsnelheid per artikel. Als de omloopsnelheid in beeld is, kan per artikel op basis van de norm-omloopsnelheid de minimum voorraad worden vastgesteld.
Ruim incourante voorraad op
Voorraad die (bijna) niet meer wordt verkocht, is incourant en moet worden opgeruimd. Deze voorraad neemt onnodig veel opslagruimte in beslag en vraagt onnodig tijd van voorraadbeheer. Daarmee worden kosten gemaakt voor voorraad waarmee minimale opbrengsten worden gerealiseerd, als deze voorraad ü berhaupt ooit wordt verkocht. Om toch nog iets te kunnen verdienen aan deze voorraad kan door middel van kortingsacties worden geprobeerd deze voorraad te verkopen. Mogelijk zijn er opkopers die interesse hebben in incourante partij-voorraden, waardoor in 1 keer afscheid kan worden genomen van deze waardeloze voorraad die maandelijks geld kost.
Voorkom afhankelijkheid van 1 leverancier
Bedrijven moeten voorkomen dat zij afhankelijk zijn van 1 leverancier. Want die afhankelijkheid geeft de leverancier macht om prijsstelling en voorraadniveaus te bepalen. Bovendien moet bij afhankelijkheid van 1 leverancier, een onnodig hoge voorraad worden aangehouden wat een groot deel van de vrije kasstroom opslokt. Omdat anders, bij leveringsproblemen van die ene leverancier, de leveringsbetrouwbaarheid direct in gevaar komt. Bedrijven die wel afhankelijk zijn van 1 leverancier moeten opzoek naar alternatieve leveranciers, desnoods door bijvoorbeeld parallelle import. Een mogelijkheid is ook het uitbreiden van het producten- of dienstenaanbod waardoor bij meerdere leveranciers kan worden ingekocht en de core-business minder afhankelijk wordt van die ene leverancier.
Kortere levertijden leiden tot een lagere voorraad
Hoe korter de levertijd van leveranciers van goederen en diensten, hoe flexibeler de inkoopmogelijkheden van het bedrijf. Als een bedrijf dagelijks wordt beleverd dan kan met zeer lage voorraadniveaus toch een hoge leveringsbetrouwbaarheid worden gerealiseerd. Onderzoek daarom de mogelijkheden om vaker en sneller bevoorraad te worden door jouw leveranciers. Om vervolgens de minimum voorraadniveaus te verlagen om daarmee cash flow vrij te spelen.
Terugverkooprecht
In de onderhandelingen die met leveranciers worden gevoerd moet ook het afdwingen van een terugverkooprecht van voorraad worden meegenomen. Vraagt een leverancier om een bepaald voorraadniveau aan te houden of om een minimumvolume af te nemen? Dwing dan op jouw beurt af dat er periodiek voorraad mag worden teruggestuurd als blijkt dat de verkoop tegenvalt. Desnoods wordt in deze afspraak een maximum gesteld aan deze teruglevering of een lagere terug-verkoopprijs dan de oorspronkelijke inkoopprijs. Dat is nog altijd beter dan te blijven zitten met een onverkoopbare voorraad waar helemaal geen cash flow meer uit vloeit.
A, B en C voorraadgroepen
Bij het inrichten van effectief voorraadbeheer om de cash flow te optimaliseren is het belangrijk dat de voorraad in groepen wordt verdeeld. Groep A bestaat uit dure producten met een hoge winstmarge. Groep B uit producten met een gemiddelde prijs en winstmarge. Groep C bestaat uit producten met een lage prijs en overige producten. De indeling van de groepen kan overigens per bedrijf, afhankelijk van het assortiment en de branche verschillen. De focus van voorraadbeheer zal in eerste instantie liggen op Groep A. Naar die groep gaat de meeste managementaandacht bij het ontwikkelen van een optimale bestel- en bewaarmethodiek en het beheersen van het logistieke proces. Omdat met het optimaliseren van het voorraadbeheer voor groep A de grootste cash flow voordelen kunnen worden gerealiseerd.
Consignatievoorraad
In het kader van cash flow management is consignatievoorraad een feest. Daarbij kan een bedrijf voorraad aanhouden zonder dat die voorraad direct betaald hoeft te worden. Pas als de voorraad is verkocht, wordt die ingekocht bij de leverancier waardoor er geen vrije kasstromen in de voorraad vastzitten. Neem de optie van consignatievoorraad mee in de onderhandelingen met jouw leveranciers. Geef aan dat ook hij gebaat is bij deze voorraadvorm omdat jij hierdoor meer producten kan tonen of aanbieden bij klanten, wat per saldo tot een hogere omzet leidt waar jouw leverancier ook van profiteert. Voor de leverancier (vaak een groothandel) is er ook een kostenvoordeel doordat er minder magazijncapaciteit nodig is als een groot deel van zijn voorraad bij jou is opgeslagen.
Volgt jouw voorraad het seizoenspatroon?
Veel bedrijven hebben te maken met een seizoenspatroon, waardoor de omzet gedurende het jaar een grillig patroon laat zien met peiken en dalen. Een seizoenspatroon keert ieder jaar terug en is meestal niet het gevolg van een stijgende of dalende economie maar afhankelijk van het gedrag van consumenten en bedrijven. In het kader van voorraadbeheer is het belangrijk dat de ontwikkeling van de voorraad het seizoenspatroon volgt zodat voorafgaand aan een verkooppiek genoeg voorraad wordt ingekocht en dat tijdig dit hogere voorraadniveau wordt afgebouwd voordat de omzetpiek plaatsmaakt voor een omzetdip. Als blind wordt gestuurd op de huidige omzetniveaus dan worden seizoenpatronen uit het oog verloren en dat leidt tot een onnodig hoog voorraadniveau met een grote kans op incourantheid van goederen waarvan de vraag in de toekomst afneemt. Vooral bij trendgevoelige producten is het monitoren van het seizoenspatroon, en dit vertalen naar een inkoopstrategie, essentieel.
De ideale bestelgrootte
Leveranciers berekenen een servicefee voor het afhandelen van bestellingen. Daarnaast kan de inkoopprijs afhankelijk zijn van het aantal bestelde goederen. Daar tegenover staan de magazijnkosten voor de opslag van goederen en het maximaal aantal goederen dat in een jaar kunnen worden afgezet. Om de kosten voor de opslag en het bestellen te optimaliseren moet geanalyseerd worden wat de ideale bestelgrootte is. In deze analyse moet worden meegenomen dat de inkoopprijs per artikel kan dalen naar mate de bestelomvang toeneemt. Bereken aan de hand van de output uit de analyses de ideale bestelgrootte en verlaag daarmee structureel de inkoopkosten en magazijnkosten. Om gelijktijdig de bruto marge te verhogen.
Monitoring van de voorraadontwikkeling
Door het periodiek monitoren van de voorraadontwikkeling, bijvoorbeeld op week- of maandbasis, worden trends vroegtijdig opgemerkt. Deze trends vertellen ons over de ontwikkeling van de business. Stijgende voorraad kan bijvoorbeeld een indicatie zijn van stagnatie van de verkopen. Of dalende voorraad een indicatie voor een aantrekkende marktvraag of een beperkte beschikbaarheid aan de inkoopkant. Hoe dan ook, de informatie uit de monitoring van de voorraadontwikkeling levert waardevolle informatie waarmee vroegtijdig kan worden gestuurd. Zo wordt voorkomen dat de voorraad onnodig stijgt als de markt stagneert of dat er leveringsproblemen ontstaan als de markt aantrekt. Verbeter dus de sturing op het werkkapitaal en de cash flow met monitoring van de voorraadontwikkeling.

Crediteuren beheer

Betaal crediteuren zo laat mogelijk
Het is een inkoppertje, maar crediteuren betaal je binnen de betaaltermijn maar wel zo laat mogelijk. Door dagelijks te betalen wordt de betaaltermijn van de crediteuren optimaal benut en dat zorgt voor een structureel hogere en rentevrije crediteurenfinanciering.
Onderhandel over betaaltermijnen
Vergeet niet te onderhandelen over de betaaltermijn met leveranciers. Onderhandelingen richten zich vaak vooral op de prijsstelling, waarbij er vanuit wordt gegaan dat de betaaltermijn vaststaat. Dat is niet het geval. Vooral met grote leveranciers kan prima worden onderhandeld over de betaaltermijn. Waarom klakkeloos een betaaltermijn van 30 dagen accepteren als met een kleine toezegging ook 60 dagen kan worden afgesproken? Probeer het in ieder geval, het is de moeite waard, want er is geen betere financiering dan een renteloze lening van crediteuren.
Onderzoek een crediteurenkrediet
Naast een langere betaaltermijn kan ook met leveranciers worden gesproken over een echt crediteurenkrediet met een langere looptijd en rentevergoeding. Grote leveranciers of strategische partners zijn in bepaalde situaties bereid om langdurig krediet te verstrekken. Waarmee het werkkapitaal of andere activa kan worden gefinancierd tegen een lagere rente dan bij financiering door banken. Als onderpand kunnen de geleverde goederen dienen. Vooral grote leveranciers zijn vaak in staat om goedkoop geld op te halen op de kapitaalmarkt. Daarom kunnen zij een relatief goedkoop leverancierskrediet aanbieden, waarbij een win-winsituatie ontstaat. De leverancier maakt namelijk een mooie rentemarge en bindt zijn klant en jij kan jouw onderneming goedkoper financieren.
Termijnfacturatie afdwingen
Bij grote opdrachten loont het om termijnfacturatie af te dwingen. Waarbij vooraf kan worden onderhandeld over de omvang en timing van de termijnen. De leverancier wil graag een opdracht binnenhalen en dat geeft jou de mogelijkheid om druk uit te oefenen. Met die druk kunnen de termijnbedragen in de eerste fasen van het project worden verlaagd en kan de timing naar achter worden geschoven. Hierdoor wordt de negatieve kasstroom in de eerste projectfasen verlaagd en vertraagd.
Test de betaaltermijnen van leveranciers
Betaal je altijd op tijd? Ontvang je nooit een aanmaning? Dan kan het testen van de bestaande betaaltermijnen worden overwogen. Dit loont vooral bij grote leveranciers omdat daar de factuurbedragen het grootste zijn. Bij het testen probeer je de bestaande betaaltermijn iets op te rekken door bijvoorbeeld 5 dagen later te betalen. Vervolgens wacht je af welke actie de leverancier onderneemt. Ontvang je geen aanmaning? Dan kan je die leverancier in het vervolg 5 dagen later betalen. Als er wel een aanmaning wordt verstuurd, dan weet je direct op welke termijn de leverancier aanmaant. Doe daar je voordeel mee. Bedenk wel vooraf of je de goede klantrelatie op het spel wilt zetten door later dan de vervaldatum te betalen. Maar vooral bij grote (anonieme) bedrijven zet het testen van de betaaltermijn vaak geen kwaad bloed omdat debiteurenbeheer daar vaak geautomatiseerd is en men niet iedere klant nauwkeurig volgt.
Betaal later tegen een kleine vergoeding
Er zijn leveranciers die bereid zijn latere betaling te accepteren tegen een lage vergoeding. Sommige bieden dit standaard aan op de factuur, maar er zijn ook leveranciers waarbij dit specifiek moet worden aangevraagd. Het is aan te raden om de top 10 leveranciers van het bedrijf te vragen of later betalen een optie is. En zo ja, tegen welke vergoeding. Deze optie onderzoek je natuurlijk pas nadat je sowieso al hebt gevraagd om een langere betaaltermijn zonder vergoeding. Wie niet waagt, wie niet wint.
Betaal nooit vooruit
Betaal nooit vooruit zonder dat daar voordelen aan verbonden zijn. Er zijn bedrijven die er een sport van maken om vooruit te facturen. Trap daar niet in! Controleer altijd of de factuurdatum en vervaldatum overeenkomen met de werkelijke timing. Betaal alleen voor (conform afspraak) geleverde goederen en diensten, waarbij de factuurdatum ligt op of na leveringsdatum. Maak uw medewerkers erop attent dat zij goed kijken, bij het verwerken van de facturen, naar de inhoud van de factuur en of de genoemde datums overeenkomen met de werkelijke levering. Laat u niet verleiden om vooruit te betalen.

Investeringen

Stel investeringen uit
De timing van investeringen is meestal niet rationeel. Bedrijven investeren omdat bepaalde activa nodig is of moet worden vervangen. Daarbij wordt niet lang stilgestaan bij de timing terwijl grote uitgaven wel een belangrijke impact hebben op de cash flow gedurende het jaar. Zo lijkt investeren in juni niet verstandig omdat de cash flow dan toch al relatief laag is door bijvoorbeeld vakantiegeld en de afdracht van loonheffing over vakantiegeld en een omzetdip omdat merendeel van het personeel en de klanten op vakantie is. Til daarom niet noodzakelijke investeringen over de zomer heen, of verschuif ze naar andere periodes waarin de druk op de liquiditeiten lager is. De piekperiodes verschillen overigens per bedrijf en per branche en blijken uit de cash flow forecast.
Leasen of Huren in plaats van kopen
In plaats van kopen kunnen bedrijfsmiddelen of gebouwen ook worden geleased of gehuurd. In de basis is leasen hetzelfde als huren. Je betaalt een bedrag per maand, voor het gebruik van de activa waarbij het eigendom bij de verhuurder of leasemaatschappij blijft. Daar waar investeringen een flinke hap uit de cash flow nemen, zijn de kasstromen van geleasede activa gelijkmatig over de huurperiode verdeeld. Bovendien kan van geleasede bedrijfsmiddelen makkelijker afscheid worden genomen of kan de huurperiode worden verlengd. Bijkomend voordeel is ook dat er bij geleasede activa geen sprake is van onverwachte onderhoudskasstromen omdat die in principe voor rekening van de leasemaatschappij of verhuurder komen. Wel moet worden opgemerkt dat leasen op de lange termijn (waarschijnlijk) duurder is dan kopen en de uitgaande kasstroom dus groter. En dat na aankoop van activa de uitgaande kasstromen beperkt zijn. Of dat echt zo is, hangt af van de financië le gezondheid van het bedrijf. Ook heeft een lease- of huurcontract een bepaalde looptijd en kan niet tussentijds worden opgezegd waardoor een doorlopende (cash flow) verplichting bestaat. Hierbij kan het onzeker zijn of de toekomstig cash flow toereikend is om aan de verplichtingen te blijven voldoen.
Splits investeringen
In het kader van cash flow optimalisatie is het verstandig te onderzoeken of voorgenomen investeringen kunnen worden opgeknipt in een aantal kleinere investeringen. Die kleinere investeringen kunnen vervolgens in de tijd worden gezet zodat de uitgaande kasstromen beter getimed kunnen worden. Niet noodzakelijke delen van investeringen kunnen hiermee worden uitgesteld of helemaal niet worden gedaan als blijkt dat de marktomstandigheden veranderen. Bovendien kunnen hiermee grote investeringen worden weggehaald bij de cash flow pieken gedurende het jaar. Bijkomend voordeel is dat kleine investeringen beter gemanaged kunnen worden.
Centraliseer investeringen
Om de cash flow vanuit investeringen beter te management, kan worden gekozen voor het centraliseren van de besluitvorming rondom investeringen. Door centralisatie kan voorafgaand aan een jaar een geconsolideerd overzicht worden gemaakt met alle voorgenomen investeringen. De investeringen worden vervolgens ingedeeld in 3 categorieë n. 1- Noodzakelijke investeringen waarvan het tijdstip vaststaat. 2- Noodzakelijke investeringen waarvan de timing flexibel is. En 3- Niet-noodzakelijke investeringen, waarvan de timing per definitie flexibel is. Indien uit de cash flow forecast blijkt dat gedurende het jaar sprake is van pieken dan kunnen rond die periodes de investeringen worden verschoven naar latere periodes waarin meer cash beschikbaar is. Daarnaast kunnen niet noodzakelijke investeringen over het jaar heen worden getild of helemaal worden geschrapt. Centralisatie leidt in ieder geval tot meer grip op de cash flow uit investeringen.
Introduceer investeringsanalyses
Om goed in beeld te krijgen wat de impact van investeringen op de cash flow is, kan voor grote investeringen een investeringsanalyse worden uitgevoerd. Bedrijven of bedrijfsonderdelen worden daarmee verplicht voor elke investeringen via een stappenplan verschillende opties door te rekenen. Deze opties kunnen zijn kopen, huren of leasen. Van iedere optie moet duidelijk in beeld worden gebracht wat de cash flow impact voor de komende jaren is. Daarnaast moeten alle investeringen worden gelabeld zodat duidelijk is of deze noodzakelijk, niet noodzakelijk en/of flexibel qua timing zijn. Als vooraf van elke investering een duidelijke analyse is opgesteld dan kan daarna de timing en omvang van de investeringsportefeuille effectief worden gemanaged. Hiermee wordt voorkomen dat de cash flow uit investeringen botst met de operationele cash flow. Tevens is het verstandig om in de cash flow forecast de investeringskasstroom apart te laten zien zodat de impact duidelijk in beeld is.

Financiering

Match kort en langlopende financieringen
Om ervoor te zorgen dat er voldoende cash flow beschikbaar is voor de aflossingsverplichtingen in de toekomst moet kortlopende financiering worden gematcht met vlottende activa zoals debiteuren, voorraad en andere vorderingen. Het saldo van de vlottende activa moet dus minimaal gelijk, maar bij voorkeur hoger zijn dan het saldo van de kortlopende verplichtingen. De aflossingen kunnen dan worden betaald met de kasstroom die uit de afloop van de vlottende activa komt, zoals verkoop van voorraden en de afloop van debiteuren en andere vorderingen. De vlottende activa worden in principe binnen 12 maanden omgezet in geldmiddelen en de kortlopende financieringen moeten binnen 12 maanden worden afgelost. Dit betreft een continue proces waarbij nieuw werkkapitaal, opnieuw wordt gefinancierd uit de kortlopende financieringsfaciliteiten. Daarnaast moet voor vast activa een langlopende financiering worden afgesloten omdat vaste activa langdurig in bezit blijft. Als activa bijvoorbeeld een levensduur van 10 jaar heeft, dan is een aflopende financiering van 10 jaar geschikt. De jaarlijkse aflossingsverplichtingen kunnen dan worden gefinancierd vanuit de operationele cash flow. Uit de winst-en-verliesrekening blijkt of er vanuit het resultaat dekking is voor deze aflossingsverplichtingen omdat daar rekening wordt gehouden met de afschrijvingslasten van de gematchte activa, die echter niet tot een uitgaande cash flow leiden. Bij een goede matching dekt de afschrijvingslast in 10 jaar de 10 jarige aflossingsverplichting. Zo worden de aflossingen gedekt door de operationele cash flow en wordt een mismatch (negatieve cash flow) voorkomen.
Onderzoek alternatieve financieringen
Traditionele bankfinanciering is vaak duur en niet flexibel, terwijl turbulente marktomstandigheden juist om innovatieve en flexibele financieringsvormen vragen. Onderzoek daarom of er voor jouw bedrijf alternatieve financieringsvormen beschikbaar zijn. Hierbij kan worden gedacht aan leverancierskredieten, leveranciersleningen, overheidsregelingen, crowdfunding, particuliere leningen, factoring en vele andere vormen. Welke alternatief voor jouw bedrijf geschikt is hangt af van de condities die gewenst en beschikbaar zijn. De belangrijkste condities betreffen de looptijd, de kosten en te stellen zekerheden. Voordat wordt onderzocht welke alternatieve financiering gewenst is moet in kaart worden gebracht wat er gefinancierd moet worden. Bij financiering van activa passen namelijk andere condities dan de financiering van voorraad of vorderingen. Stel een overzichtelijk plan op met het financieringsobject, de looptijd, flexibiliteit en gewenste prijsstelling. En ga daarmee naar een financieringsspecialist die jouw mogelijkheden onderzoekt. Door het aantrekken van alternatieve financiering wordt het mogelijk de cash flow uit financieringen, zoals opname, aflossing en rente, beter te matchen met de operationele cash flow en daarmee worden pieken of dalen voorkomen.
Concernfinanciering
Grote bedrijven kiezen bij voorkeur voor een overkoepelende concernfinanciering waarmee de totale cash flow kan worden gemonitord en snel kan worden ingegrepen als bepaalde bedrijfsonderdelen afwijken van de forecast. Naast het voordeel van een betere sturing is een concernfinanciering vaak ook goedkoper en flexibeler, zo wordt rente bespaard en kan benodigde liquiditeit snel van het ene naar het andere bedrijfsonderdeel worden verschoven. Daarnaast kan een interne bank worden opgericht met een treasury-afdeling die met strakke monitoring, maximale grip heeft op de cash flow.